چگونه با دادخواست خود به تصمیم‌گیرندگان دسترسی پیدا کنید

تایید کنید که هدف شما فرد درستی است

قبل از اقدام برای تماس بگیرید، اطمینان حاصل کنید که فرد یا نهادی را شناسایی کرده‌اید که واقعاً اختیار انجام کاری که می‌خواهید انجام شود را دارد. تماس با کسی که نمی‌تواند روی درخواست شما اقدام کند موجب اتلاف وقت می‌شود و ممکن است نشان دهد که شما نمی‌دانید که چگونه نهاد مربوطه کار می‌کند.

از خود بپرسید: چه کسی تصمیم نهایی را در این موضوع خاص می‌گیرد؟ در برخی موارد، یک نهاد توصیه می‌کند و دیگری تأیید می‌کند. یک افسر شورا ممکن است یک توصیه‌نامه آماده کند در حالی که اعضای منتخب شورا در مورد آن رأی می‌دهند. یک دپارتمان شرکت ممکن است سیاست را مدیریت کند در حالی که تیم اجرایی تغییرات را تأیید می‌کند. اگر هر دو درگیر هستند، با هر دو تماس بگیرید.

اگر مطمئن نیستید، به وب‌سایت رسمی سازمان مربوطه مراجعه کنید، ببینید تصمیمات مشابه در گذشته چگونه گرفته شده‌اند، یا تلفن مرکز اصلی را که مربوط به موضوع خاص شما را بررسی می‌کند، تماس بگیرید.

زودتر تماس بگیرید، نه تنها در زمان تحویل

شما نیازی به انتظار تا دورهای هزاران امضا ندارید تا به یک تصمیم‌گیرنده اطلاع دهید که دادخواست شما وجود دارد. تماس اولیه دو هدف را دنبال می‌کند: نشان می‌دهد که شما جدی هستید، و به شما زمان می‌دهد تا بدانید آیا فرآیند ارجاعات رسمی وجود دارد که باید دنبال کنید.

یک پیام مقدماتی کوتاه هنگام راه‌اندازی کمپین، یا زمانی که اولین تعداد مؤثر از امضاها را جمع‌آوری کرده‌اید، کاملاً مناسب است. آن را مختصر و واقع‌گرا نگه دارید. هنوز درخواست تصمیم گیری ندارید. شما آنها را آگاه می‌کنید و خط ارتباط برقرار می‌کنید.

تماس اولیه همچنین به شما کمک می‌کند تا آدرس صحیح، نام افسر یا نماینده مربوطه را پیدا کرده و بدانید آیا مهلت‌هایی وجود دارد که باید از آنها مطلع شوید.

چگونه یک پیام مؤثر بنویسیم

چه یادداشت معرفی، به‌روزرسانی پیشرفت یا نامه ارسال رسمی را می‌فرستید، ساختار پیام یکی است. واضح، مختصر و مودب باشید. پیام‌های خصمانه یا اتهامی به گیرنده بهانه‌ای می‌دهد تا شما را نادیده بگیرد.

هر پیام به یک تصمیم‌گیرنده باید شامل موارد زیر باشد:

• چه چیزی درخواست می‌کنید. تغییر خاصی که می‌خواهید را به‌طور واضح و بدون ابهام بیان کنید.
• چرا اهمیت دارد. یک یا دو جمله در مورد اینکه چه کسی تحت تأثیر قرار می‌گیرد و چه اتفاقی می‌افتد اگر چیزی تغییر نکند.
• سطح حمایت عمومی. بیان کنید که چند نفر امضا کرده‌اند و لینک دادخواست را درج کنید تا بتوانند آن را تأیید کنند.
• هر تاریخ حدنصبی مرتبط. اگر تصمیمی نزدیک است، آن را بگویید. یک تاریخ حدنصبی به پیام شما دلیلی می‌دهد که اکنون خوانده شود.
• درخواست واضحی برای پاسخ. بپرسید که چه برنامه‌ای دارند و چه زمانی انتظار دارید پاسخ بگیرید.

کانال مناسب را انتخاب کنید

شرایط مختلف نیاز به رویکردهای متفاوتی دارند.

• ایمیل نقطه شروع مناسب برای اکثر کمپین‌ها. یک سابقه کتبی ایجاد می‌کند، می‌تواند داخلی منتقل شود و به گیرنده زمان پاسخگویی می‌دهد. به شخصی که نام او مشخص است خطاب کنید، نه به یک صندوق پیام عمومی.
• نامه. یک نامه چاپی که با پست ارسال می‌شود برای نهادهای رسمی مانند مجلس، وزارتخانه‌ها، یا سازمان‌های عمومی بزرگ مناسب است. گاهی اوقات یک نامه فیزیکی بیشتر از ایمیل توجه جلب می‌کند.
• تماس تلفنی. برای پیگیری یک ایمیل بدون پاسخ یا برای پیدا کردن شخص مناسب تماس مفید است. قبل از تماس، هدف واضحی داشته باشید و آن را مختصر نگه دارید.
• درخواست جلسه. ارزش پیگیری دارد، زمانی که تعداد زیادی امضا دارید. تماس مستقیم سخت‌تر نادیده گرفته می‌شود و به شما فرصت می‌دهد که مطالبه خود را به‌طور مستقیم مطرح کنید. در برنامه‌ریزی انعطاف‌پذیر باشید: اگر تصمیم‌گیرنده اصلی در دسترس نیست، ملاقات با یک عضو ارشد کارکنان همچنان ارزشمند است.
• شبکه‌های اجتماعی. برچسب‌زنی به یک تصمیم‌گیرنده در یک پست عمومی فشار قابل‌توجهی ایجاد می‌کند. این کار را با دقت و به شکل حرفه‌ای انجام دهید. این کار بهترین عملکرد را دارد وقتی چیزی ملموس برای گزارش دارید، مانند یک نقطه عطف قابل توجه، و ضعیف عمل می‌کند وقتی که به نظر می‌رسد یک کمپین اذیت و آزار پایدار باشد.

سابقه‌ای از تمام تماس‌ها نگه دارید: تاریخ‌ها، نام‌ها، آنچه ارسال شده و پاسخی که دریافت کرده‌اید. این سابقه مفید است اگر کمپین گسترش یابد و زمانی که شما رسماً دادخواست را ارائه می‌دهید ضروری است.

زمان‌بندی تماس خود را درست مدیریت کنید

موثرترین لحظات برای تماس با یک تصمیم‌گیرنده به رویدادهای کمپین شما یا فرآیند تصمیم‌گیری آنها مربوط می‌شود.

• وقتی که به یک نقطه عطف از امضاها می‌رسید که حمایت واقعی عموم را نشان می‌دهد.
• وقتی یک جلسه کمیته، رای‌گیری در شورا، یا بازبینی سیاست برنامه‌ریزی شده است. چند روز قبل تماس بگیرید، نه در روز خود رویداد.
• وقتی که چیزی جدید اتفاق می‌افتد: پوشش رسانه‌ای از مسئله شما، یک رویداد مرتبط یا بیانیه‌ای از یک مقام دیگر که از موضع شما حمایت می‌کند.
• وقتی که آماده هستید تا دادخواست را به‌طور رسمی ارائه دهید. به آنها اطلاع قبلی دهید تا بتوانند زمانی را برای دریافت صحیح آن اختصاص دهند.

از تماس با تصمیم‌گیرنده به‌طور مکرر پرهیز کنید، به گونه‌ای که پیام‌های شما به‌جای ارتباط، شروع به فشار آوردن کنند. یک یا دو پیام به‌موقع تاثیر بیشتری نسبت به جریان ایمیل‌های هفتگی دارد.

بسته‌ای برای تحویل آماده کنید

وقتی که آماده برای تحویل رسمی دادخواست هستید، بسته‌ای تهیه کنید که کمپین شما را به‌طور واضح و حرفه‌ای ارائه دهد. یک تحویل خوب آماده‌شده سخت‌تر از یک لینک به وب‌سایت کنار گذاشته می‌شود.

• نامه پوششی: یک صفحه خلاصه دادخواست: مشکل، درخواست خاص شما و تعداد افرادی که امضا کرده‌اند. هر تاریخ حدنصاب را دوباره بگویید و به‌وضوح درخواست پاسخ کنید.
• فهرست امضاها. خلاصه‌ای از امضاها شامل نام‌ها، مکان‌ها و هر نظر دیگری را چاپ کنید. اگر هزاران امضا دارید، یک نمونه نماینده با مجموع معتبر عملی‌تر از تک‌تک نام‌ها است.
• داستان‌های شخصی: چندین نظر خاص یا اظهارات کوتاه از امضا کنندگان بعد انسانی اضافه می‌کنند که آمار به‌تنهایی نمی‌تواند. مواردی را انتخاب کنید که تاثیر مسئله را به‌وضوح نشان دهد.
• شواهد حمایتی. اگر پوشش رسانه‌ای مرتبط، داده‌های رسمی، یا بیانیه‌های کارشناسی دارید که از قضیه شما حمایت می‌کنند، آنها را به‌عنوان پیوست یا مرجع درج کنید.

اگر تصمیم‌گیرنده از شما خواست که امضاها را از طریق ایمیل بفرستید، توضیح دهید که داده‌های شخصی نباید به‌طور انبوه از طریق ایمیل منتقل شوند. تحویل حضوری یا رسمی کتبی مناسب‌تر است و نشان می‌دهد که شما به‌طور مسئولانه داده‌های حامیان را مدیریت می‌کنید.

رسانه‌ها را در زمان تحویل دخیل کنید

تحویل عمومی لحظه‌ای از مسئولیت‌پذیری قابل‌مشاهده ایجاد می‌کند. پوشش رسانه‌ای از تحویل فشار اضافی بر تصمیم‌گیرنده وارد می‌کند و علاقه جدید به دادخواست ایجاد می‌نماید.

یک هفته قبل از تاریخ تحویل خود، یک بیانیه مطبوعاتی کوتاه یا ارائه‌ای به روزنامه‌نگاران محلی که موضوع شما را پوشش می‌دهند، ارسال کنید. به آنها بگوید که چه چیزی تحویل می‌دهید، چند نفر امضا کرده‌اند و چه زمانی و کجا تحویل انجام خواهد شد.

پیش از موعد از تصمیم‌گیرنده بپرسید که آیا با حضور رسانه‌ها راحت هستند. بسیاری از مقامات انتخاب شده از این فرصت استقبال می‌کنند. حتی اگر هیچ روزنامه‌نگاری حضور نداشت، خودتان عکس‌ها و ویدئویی از تحویل بگیرید. این موارد می‌تواند به‌روزرسانی در دادخواست و در شبکه‌های اجتماعی به اشتراک گذاشته شود.

برای راهنمای کامل ارائه به روزنامه‌نگاران و نوشتن بیانیه مطبوعاتی، ببینید چگونه پوشش رسانه‌ای برای دادخواست خود دریافت کنید.

اگر پاسخی دریافت نکردید، چه باید کرد

عدم دریافت پاسخ، رایج است و لزوماً به معنای نادیده گرفتن دادخواست نیست. کارمندان ممکن است مشغول مدیریت حجم بالایی از مکاتبات باشند، ممکن است موضوع در حال بررسی فعال باشد یا پیام شما به شخص مناسب نرسیده باشد.

یک بار بعد از یک فاصله معقول، عموماً یک تا دو هفته، پیگیری کنید. به پیام اصلی خود اشاره کنید و با ادب بپرسید که آیا دریافت شده و چه زمانی می‌توانید انتظار پاسخ داشته باشید.

اگر هنوز پاسخی نشنیدید، مسیرهای دیگر را در نظر بگیرید: ارائه رسمی از طریق فرآیند سازمان خود، مطرح کردن سؤال در یک جلسه عمومی، یا تماس از طریق یک نماینده انتخاب شده. ثبت نکردن پاسخ و به‌اشتراک‌گذاری آن در به‌روزرسانی یک دادخواست یا بیانیه‌ای مطبوعاتی نیز می‌تواند فشار ایجاد کند، هر چند که این روش نیاز به مدیریت دقیق دارد.

پس از تحویل: پیگیری کنید و دایره را ببندید

تحویل پایان کمپین نیست. حامیان خود را از فعالیت‌های بعدی مطلع نگه دارید.

• بلافاصله بعد از تحویل یک به‌روزرسانی منتشر کنید. چگونگی اجرای کار، آنچه گفته شد، هر گونه عکس و مراحل بعدی را به اشتراک بگذارید. حامیانی که هفته‌ها پیش امضا کردند همچنان به نتیجه متعهد هستند.
• با تصمیم‌گیرنده پیگیری کنید. اگر قول دادند تا تاریخ خاصی پاسخ دهند یا اقدام کنند، وقتی آن تاریخ رسید، پیگیری کنید. یادآوری مودبانه و واقع‌گرا نشان می‌دهد که شما توجه دارید.
• نتیجه را اعلام کنید. اگر کمپین موفق شد، به‌وضوح به حامیان خود بگویید. اگر نه، بگوید چه اتفاقی افتاده است و آیا مراحل بیشتری وجود دارد. افرادی که شرکت کردند، حق دارند بدانند امضاهایشان به چه منظور انجام شده است.

یک کمپین که به خوبی پایان می‌یابد، چه برنده شود و چه بازنده، اعتماد افرادی که از آن حمایت کرده‌اند را می‌سازد و دستیابی مجدد به آنها را در آینده آسان‌تر می‌کند.