چگونه یک دادخواست را تحویل دهیم

تصمیم‌گیری درباره زمان تحویل

زمان‌بندی تأثیر زیادی بر اثرگذاری تحویل دارد. درخواستی که در زمان مناسب تحویل داده شود، وزن بیشتری نسبت به درخواستی که هر زمان که برگزارکننده آماده باشد تحویل داده شود، دارد.

• قبل از تصمیم‌گیری، نه بعد از آن. از جدول زمانی سازمان مربوطه به عقب کار کنید: بفهمید که موضوع چه زمانی در دستور کار است و آیا مهلت تحویلی وجود دارد و در حالی که تصمیم‌گیرنده هنوز می‌تواند اقدام کند، تحویل دهید. اگر تصمیم قبلاً گرفته شده است، تحویل هنوز می‌تواند بازنگری یا تجدیدنظر را پشتیبانی کند، اما تأثیر شما قبل از تصمیم بزرگترین است.
• در یک تعداد قابل توجه. زمانی‌که تعداد امضاهای کافی برای نشان دادن حمایت واقعی از این تصمیم‌گیرنده خاص دارید، تحویل دهید، نه یک عدد گرد و دلبخواهی. برای تعیین اهداف واقع‌بینانه، ببینید به چه تعداد امضا نیاز دارید.
• در یک زمان خبری. یک رویداد مرتبط، سالگرد یا توجه رسانه‌ای اخیر می‌تواند تحویل شما را خبرسازتر کند.

به گیرنده از قبل اطلاع دهید تا بتوانند ترتیبی دهند که به درستی آن را دریافت کنند، به جای این‌که در آخرین لحظه از آن مطلع شوند.

بسته تحویل خود را آماده کنید

بسته‌ای که به خوبی آماده شده باشد، توجه بیشتری نسبت به یک لینک به یک وب‌سایت جلب می‌کند. جمع‌آوری کنید:

• یک نامه پوششی یک صفحه‌ای. خلاصه‌ای از مشکل، درخواست خاص شما، تعداد امضاها و هرگونه مهلت را بیان کنید. به‌طور واضح درخواست پاسخ تا یک تاریخ معین کنید. یک ساختار ساده به این صورت است: چه اتفاقی افتاده، چه کسانی تحت تأثیر قرار گرفته‌اند، از تصمیم‌گیرنده می‌خواهید چه کاری انجام دهد، چند نفر آن را امضا کرده‌اند و چه زمانی منتظر پاسخ هستید.
• امضاها: خلاصه‌ای چاپ شده با مجموع تأیید شده. Include a list of names only if the recipient needs it; the section "داده‌ها را به‌طور مسئولانه تحویل دهید" below explains what to include and leave out. برای درخواست‌های بسیار بزرگ، مجموع تأیید شده به علاوه یک نمونه چاپ شده کوچک از فهرست عملی‌تر از هزاران صفحه است.
• چند نظر شخصی. چند نظر و داستان کوتاه از امضاکنندگان می‌تواند عدد را به دلایل واقعی افراد برای امضا تبدیل کند. نظراتی را انتخاب کنید که تاثیر را به‌وضوح نشان دهند و فقط از نظراتی استفاده کنید که افراد به‌صورت عمومی گذاشته‌اند.
• شواهد حمایتی. پوشش مطبوعاتی مرتبط، داده‌های رسمی یا بیانیه‌های کارشناسی که پرونده شما را قوی‌تر می‌کنند، به‌صورت پیوست یا منابع.

آن را حرفه‌ای و مختصر نگه دارید. تصمیم‌گیرنده باید بتواند درخواست، پشتیبانی پشت آن و مهلت را در کم‌تر از یک دقیقه درک کند.

داده‌ها را به‌طور مسئولانه تحویل دهید

فهرست امضاها داده‌های شخصی است و در برخی کشورها، امضای یک درخواست می‌تواند نظرات سیاسی شخص را که دارای حفاظت قانونی اضافی هستند، آشکار کند.

چه چیزی را به اشتراک بگذارید. امن‌ترین روش آن است که مجموع تایید شده را به جای فهرست کامل تحویل دهید و داده‌های شناسایی‌پذیر را فقط در صورتی به اشتراک بگذارید که گیرنده واقعاً به آن نیاز داشته باشد یا یک فرایند رسمی آن را لازم داشته باشد. اگر فهرستی را تحویل می‌دهید، نام و یک شهر یا منطقه معمولاً کافی است. از خروجی به‌روز و گرفته‌شده در زمان تحویل استفاده کنید تا کسی که از آن زمان امضایش را حذف کرده، شامل نشود. در این سایت، نویسنده درخواست می‌تواند فهرست امضاهای فعلی را از صفحه درخواست دانلود کند.

چه چیزی را به اشتراک نگذارید. آدرس‌های ایمیل و نظراتی را که افراد به‌طور عمومی در صفحه درخواست نگذاشته‌اند، حذف کنید. فهرست امضا را به صورت فایل ضمیمه ایمیل ساده ارسال نکنید: اگر ایمیل تنها کانال عملی است، فهرست را در فایلی رمزگذاری شده و با رمز عبور محافظت شده قرار دهید و رمز را از طریق کانالی متفاوت، مانند تماس تلفنی یا پیامک به گیرنده بدهید. و فهرست را خودتان منتشر نکنید — که شامل عکس‌هایی از صفحات چاپ‌شده‌ای می‌شود که نام‌ها در آن قابل خواندن است.

مسئولیت ادامه‌دار شما. فهرست را فقط به گیرنده‌ی نام‌برده تحویل دهید. با یک سازمان خصوصی، از آن‌ها بخواهید که فهرست را منتشر یا بازاستفاده نکنند؛ درخواست ارسالی به یک نهاد عمومی ممکن است تحت قواعد شفافیت محلی به یک سند عمومی تبدیل شود، بنابراین قبل از درج نام‌ها این مورد را بررسی کنید. تحویل فهرست پایان مسئولیت شما نیست: اگر امضاکننده‌ای بعداً درخواست حذف یا اصلاح کند، شما مسئول هستید که گیرنده را از آن تغییر مطلع کنید.

چگونه آن را تحویل دهید را انتخاب کنید

بیش از یک راه برای تحویل وجود دارد و بهترین راه بستگی به این دارد که با چه کسی صحبت می‌کنید.

• به‌صورت حضوری. اغلب مؤثرترین گزینه جایی است که امکان‌پذیر باشد. تحویل رودررو سخت‌تر نادیده گرفته می‌شود و لحظه‌ای خلق می‌کند که می‌توانید آن را عکاسی و به اشتراک بگذارید. درخواست یک جلسه کوتاه برای ارائه دادخواست.
• از طریق یک فرایند رسمی. بسیاری از شوراها، پارلمان‌ها و نهادهای عمومی یک فرآیند رسمی برای ارائه دادخواست یا درخواست با قوانین مشخص دارند. آن را دقیقاً دنبال کنید: انجام این کار شانس پذیرش رسمی دادخواست شما را افزایش می‌دهد و در برخی سیستم‌ها ممکن است تعهدی برای پاسخگویی ایجاد کند. قوانین بر حسب کشور و موسسه متفاوت است، بنابراین فرمت مورد نیاز، حداقل تعداد امضاها، اینکه چه کسی می‌تواند آن را ارسال کند، مهلت و اینکه آیا باید از یک پورتال رسمی استفاده شود را بررسی کنید. تحویل تشریفاتی می‌تواند توجه را جلب کند، اما فقط تسلیمی که از قوانین داخلی سازمان پیروی کند، اثر رسمی دارد. اگر خطاب به یک نهاد مانند شورای یا هیئت هستید، از منشی یا دبیرخانه آن بپرسید که آیا باید درخواست را یک‌بار از طریق آن‌ها ارسال کرد یا به هر عضو.
• از طریق پست یا نامه رسمی. مناسب برای موسسات بزرگ است، و یک نامه چاپ شده می‌تواند از ایمیل متمایز شود. به یک فرد نام برده شده نامه‌نگاری کنید، نه به یک صندوق ورودی عمومی.
• با ایمیل، وقتی که هیچ راه دیگری وجود ندارد. برای یک شرکت دور یا موسسه‌ای که دفتر عمومی ندارد، تحویل ایمیل به خوبی آماده شده مشروع است: به یک شخص نام‌برده ارسال شود، نامه پوششی ضمیمه شود، تعداد امضاهای تأیید شده با لینک به درخواست اعلام شود و تأیید دریافت خواسته شود. می‌توانید با یک نامه چاپی آن را دنبال کنید.

هر روش که باشد، از قبل مشخص کنید چه کسی آن را دریافت خواهد کرد و یک سابقه از زمان و به چه کسی تحویل داده شده را نگه دارید. در صورت امکان، تاییدیه کتبی دریافت دادخواست را درخواست کنید. اگر گیرنده از پذیرش درخواست امتناع کند یا با ملاقات موافقت نکند، بسته را به نیروها تحمیل نکنید و آن را بدون مراقبت نگذارید. یک نسخه ردیابی‌شده را همان روز با پست ارسال کنید و به صورت واقعی به حامیانتان بگویید که چه اتفاقی افتاده است: یک امتناع خود می‌تواند به داستانی تبدیل شود که به کمپین شما کمک کند.

چه بگویید وقتی که آن را تحویل می‌دهید

از قبل توافق کنید که چه کسی صحبت کند و قسمت صحبت را زیر دو دقیقه نگه دارید: از گیرنده بابت وقتشان تشکر کنید، درخواست خود را در یک جمله بیان کنید، بسته را تحویل دهید و مستقیماً بپرسید که از اینجا به بعد چه اتفاقی می‌افتاد و تا چه زمانی. اگر گیرنده در آن لحظه مایل به بحث درباره موضوع است، مودب باشید، بحث را کوتاه نگه دارید و به مواد نوشته‌شده اشاره کنید. بعد از آن، هرگونه تعهدی را که ایجاد شده را بنویسید.

به زمان گیرنده احترام بگذارید. یک تحویل خوب سازماندهی‌شده احتمال بیشتری دارد که پاسخ حرفه‌ای دریافت کند تا یک مواجهه غافلگیرانه.

در نظر بگیرید که دو یا سه حامی بیاورید، ترجیحاً افرادی که به‌صورت مستقیم تحت تأثیر مسئله هستند و از قبل توافق کنید که چه کسی مایل است در عکس‌ها ظاهر شود. یک عنصر بصری ساده، مانند جعبه‌ای با درخواست چاپ‌شده و نشانی که تعداد امضاها را نشان می‌دهد، لحظه را عکاسی‌پذیر می‌کند. یک تمرین کوتاه به همه کمک می‌کند که آرام بمانند.

آن را به یک لحظه عمومی تبدیل کنید

یک تحویل عمومی باعث ایجاد مسئولیت‌پذیری قابل دید می‌شود و می‌تواند توجه جدیدی به کمپین جلب کند.

حدود یک هفته قبل، یک معرفی کوتاه یا بیانیه مطبوعاتی به خبرنگارانی که موضوع شما را پوشش می‌دهند ارسال کنید: چه چیزی را تحویل می‌دهید، چند نفر امضا کرده‌اند و تحویل کی و کجا صورت می‌گیرد. در صورت مناسب بودن، از حامیان دعوت کنید تا شرکت کنند. قوانین مکان را نیز بررسی کنید: برخی ساختمان‌های عمومی نیاز به وقت ملاقات یا مجوز امنیتی دارند، و یک تجمع در بیرون ممکن است نیاز به اطلاع قبلی یا مجوز داشته باشد بستگی به قوانین محلی دارد.

از تصمیم‌گیرنده از قبل بپرسید که آیا آن‌ها با حضور رسانه‌ها راحت هستند؛ برخی از آن استقبال می‌کنند، دیگران تحویل آرام را ترجیح می‌دهند. در بسیاری از کمپین‌های محلی هیچ خبرنگاری حضور ندارد و این عادی است: عکس‌ها و ویدئوی خود را بگیرید و آن‌ها را در خبرنامه درخواست و در رسانه‌های اجتماعی به اشتراک بگذارید — که این‌ها می‌توانند حتی بدون پوشش رسانه‌ای به کمپین حرکتی جدید بدهند. پیش از انتشار عکس‌های گیرندگان، رضایت آن‌ها را بگیرید، به حریم خصوصی حامیانتان احترام بگذارید و مطمئن شوید که هیچ صفحه امضای قابل خواندنی در عکس‌ها ظاهر نمی‌شود. برای معرفی و بیانیه‌های مطبوعاتی، ببینید چگونه برای دادخواست خود پوشش رسانه‌ای بگیرید.

پس از تحویل: پیگیری

تحویل پایان کمپین نیست. اقداماتی که در ادامه انجام می‌دهید تعیین می‌کند آیا تحویل به یک نتیجه می‌انجامد یا خیر.

• حامیان خود را فوراً به‌روزرسانی کنید. نحوه انجام آن، هرعکس، آنچه که گفته شده، و مراحل بعدی را به اشتراک بگذارید. کسانی که هفته‌ها پیش امضا کرده‌اند هنوز هم به این موضوع اهمیت می‌دهند.
• با تصمیم‌گیرنده پیگیری کنید. اگر آن‌ها برای پاسخ در تاریخی وعده کردند، در آن تاریخ به‌صورت مودبانه با آن‌ها تماس بگیرید. یک یادآوری واقعی نشان می‌دهد که شما توجه دارید.
• نتیجه را اعلام کنید. برنده یا بازنده، به حامیان خود بگویید چه اتفاقی افتاده و امضاهای آن‌ها به چه چیزی کمک کرده است. اگر پاسخ منفی است، این لزوماً پایان کار نیست: ببینید وقتی تصمیم‌گیرنده پاسخ منفی می‌دهد چه باید کرد.

برای تصویر کامل از تماس، ملاقات و ایجاد فشار بر روی تصمیم‌گیرنده درباره تحویل، بخوانید چگونه با دادخواست خود به تصمیم‌گیرندگان دست پیدا کنید.

چک‌لیست تحویل شما

• گیرنده تأیید شده و زمان و روش دریافت درخواست توافق شده است.
• تحویل پیش از تصمیم زمان‌بندی شده و هر گونه قوانین رسمی تسلیم بررسی شده است.
• نامه پوششی یک‌صفحه‌ای آماده: درخواست، مجموع امضاها و تاریخ پاسخ.
• داده‌های امضا محافظت‌شده: خروجی فعلی، داده‌های شخصی غیرضروری حذف شده.
• اتفاق شده که چه کسی صحبت کند و چه چیزی گفته شود، در کم‌تر از دو دقیقه.
• عکس‌ها برنامه‌ریزی‌شده، با رضایت از هر کسی که در آن‌ها ظاهر خواهد شد.
• پیگیری برنامه‌ریزی شده: به‌روزرسانی حامیان بلافاصله پس از تحویل و تنظیم یادآور برای تاریخ پاسخ.