چگونه برای دادخواست خود یک بیانیه مطبوعاتی بنویسید

ابتدا زاویه خبری را تعیین کنید

خبرنگاران به یک داستان نیاز دارند، نه فقط یک لینک درخواست. قبل از نوشتن، تعیین کنید چرا باید این موضوع اکنون خبر شود. یک درخواست با ۳۷ امضا و بدون مهلت ممکن است برای سازمان‌دهنده بسیار مهم باشد، اما ممکن است هنوز برای یک تحریریه خبری نباشد.

زاویه‌های خبری قوی برای درخواست شامل موارد زیر است:

• تعداد امضاهای قابل‌توجه یا به سرعت در حال رشد
• رأی‌گیری آینده، مهلت، جلسه استماع، نشست شورای شهر یا تاریخ دادگاه
• تحویل درخواست به یک تصمیم‌گیرنده
• درگیری محلی که بر ساکنان، دانشجویان، کارگران، والدین، بیماران یا مشتریان تأثیر می‌گذارد
• یک داستان شخصی که تأثیر انسانی موضوع را نشان می‌دهد
• پاسخ، امتناع یا سکوت از سوی نهادی که درخواست به آن ارائه شده است

اگر نمی‌توانید زاویه خبری را در یک جمله توضیح دهید، قبل از ارسال بیانیه به کار ادامه دهید.

تیتر بنویسید که داستان را بگوید

تیتر باید خبر را در یک خط واضح خلاصه کند. نیازی نیست هوشمندانه باشد. باید مشخص باشد.

تیترهای خوب برای درخواست‌ها اغلب شامل یک عدد، یک مکان، یک تصمیم‌گیرنده و یک تقاضای مشخص هستند.

از تیترهای مبهم مانند "جامعه گرد هم می‌آید" یا "مردم خواستار تغییر هستند" پرهیز کنید؛ مگر اینکه تیتر نیز بگوید چه تغییری رخ خواهد داد.

مهم‌ترین حقایق را ابتدا ذکر کنید

پاراگراف اول، لید است. باید به سؤالات اساسی پاسخ دهد: چه کسی چه کاری انجام می‌دهد، چه می‌خواهند، چرا اهمیت دارد، کجا اتفاق می‌افتد و بعد چه خواهد شد.

چنان بنویسید که گویی خبرنگار ممکن است تنها پاراگراف اول را بخواند. اگر داستان در آنجا روشن نباشد، ممکن است بیانیه نادیده گرفته شود.

ساختار استاندارد را دنبال کنید

بیانیه مطبوعاتی زمانی آسان‌ترین استفاده را دارد که از یک قالب آشنا پیروی کند. از پاراگراف‌های کوتاه و ترتیب بخش‌های واضح استفاده کنید.

• برچسب انتشار: معمولاً "برای انتشار فوری" مگر اینکه داستان در محاصره باشد.
• تیتر: یک خط که خبر را در بر می‌گیرد.
• خط سرفصل تاریخ: شهر و تاریخ انتشار.
• لید پاراگراف: داستان اصلی در دو یا سه جمله.
• بدنه: دو یا سه پاراگراف کوتاه با زمینه، شواهد و پس‌زمینه.
• نقل قول: یک اظهار نظر انسانی از خالق درخواست یا فردی که تحت تأثیر قرار گرفته است.
• جزئیات درخواست: لینک درخواست، تعداد امضاها، مهلت و تصمیم‌گیرنده.
• جزئیات تماس: نام، آدرس ایمیل، شماره تلفن و دسترسی برای مصاحبه.

بیانیه را به یک صفحه محدود کنید، معمولاً حدود ۴۰۰ تا ۵۰۰ کلمه.

نقل قولی را درج کنید که خبرنگاران بتوانند استفاده کنند

خبرنگاران از نقل قول‌ها برای افزودن صدای انسانی به داستان استفاده می‌کنند. یک نقل قول خوب نباید حقایقی را که قبلاً در بیانیه گفته شده است، تکرار کند. باید توضیح دهد که چرا موضوع برای مردم واقعی اهمیت دارد.

یک نقل قول ضعیف می‌گوید: "ما بسیار نگران این مسئله هستیم."

یک نقل قول قوی‌تر می‌گوید: "این کتابخانه جایی است که فرزندانم تکالیفشان را انجام می‌دهند در حالی که من شیفت عصرانه‌ام را به پایان رسانده‌ام. اگر بسته شود، خانواده‌هایی مانند من بیش از کتاب‌ها را از دست می‌دهند. ما یکی از معدود فضاهای عمومی امن باقی‌مانده در محله را از دست می‌دهیم."

از زبان طبیعی استفاده کنید. نقل قول را شبیه به یک شعار یا یک بیانیه قانونی نکنید.

اعداد و شواهد مفید اضافه کنید

اعداد به خبرنگاران کمک می‌کنند تا اندازه و فوریت یک داستان را قضاوت کنند. تعداد امضاهای کنونی، سرعت جمع‌آوری امضاها، تعداد افرادی که تحت تأثیر قرار گرفته‌اند، و زمانی که تصمیم گرفته خواهد شد را شامل شود.

با دقت از شواهد استفاده کنید. اگر به سند عمومی، تصمیم رسمی، گزارش، دستورکار جلسه یا رقم بودجه‌ای اشاره کردید، آن را برای خبرنگار آسان کنید تا تأیید کند.

اغراق نکنید. یک بیانیه مطبوعاتی که حقایق را زیاده‌روی کند، می‌تواند به اعتبار کل کمپین لطمه بزند.

خبرنگاران مناسب را بیابید و با آنها تماس بگیرید

یک بیانیه مطبوعاتی خوب که به صندوق ورودی اشتباه ارسال شود، اغلب هدر می‌رود. قبل از ارسال ایمیل‌ها، یک فهرست رسانه‌ای کوچک بسازید.

• ساختن فهرست رسانه‌ای: برای روزنامه‌های محلی، ایستگاه‌های رادیویی، ایستگاه‌های تلویزیونی، خبرنامه‌های محلی و وبلاگ‌نویسان در منطقه خود جستجو کنید. به دنبال خبرنگاران نامبرده‌ای باشید که سیاست‌های محلی، مسائل اجتماعی، آموزش، سلامت، محیط‌زیست، حمل‌ونقل، مسکن، مسائل مصرف‌کننده، مسائل محیط‌کار یا موضوع خاص شما را پوشش می‌دهند.
• نوشتن یک ایمیل شخصی: اگر می‌توانید یک تماس بهتر پیدا کنید، بیانیه را فقط به یک آدرس اتاق خبر عمومی ارسال نکنید. یک یادداشت کوتاه به یک خبرنگار خاص بنویسید و توضیح دهید که چرا داستان با پوشش آنها سازگار است. خط موضوع شما می‌تواند معمولاً تیتر بیانیه مطبوعاتی باشد.
• زمان‌بندی درست: برای اخبار محلی و عمومی، صبح‌های سه‌شنبه تا پنج‌شنبه اغلب خوب عمل می‌کنند. روزهای دوشنبه ممکن است با پیگیری‌های آخر هفته شلوغ شده باشند و تا جمعه بسیاری از اتاق‌های خبر در حال برنامه‌ریزی برای پوشش‌های سبک‌تر آخر هفته هستند.

زمان‌بندی مناسب را انتخاب کنید

بیانیه را زمانی ارسال کنید که موضوع خبری قوی‌ترین باشد. لحظات خوب شامل رسیدن به یک مرحله معنی‌دار در تعداد امضاها، روز قبل از یک نشست عمومی، صبح تحویل درخواست، یا بلافاصله پس از پاسخ دادن یک تصمیم‌گیرنده است.

از ارسال در اواخر روز جمعه پرهیز کنید، مگر اینکه داستان فوریت داشته باشد یا به یک رویداد آخر هفته مرتبط باشد.

اگر درخواست به یک رویداد متصل است، بیانیه را خیلی زود ارسال کنید تا خبرنگاران بتوانند پوشش آن را برنامه‌ریزی کنند. برای تحویل درخواستی، دو یا سه روز اخطار اغلب بهتر از ارسال آن پس از انجام تحویل است.

یک بار پیگیری کنید

اگر پاسخی نگرفتید، یک پیگیری کوتاه پس از یک یا دو روز ارسال کنید. اطلاعات جدیدی اگر دارید، مانند تعداد امضای بالاتر، مصاحبه‌شونده تایید شده، یا پاسخ یک تصمیم‌گیرنده اضافه کنید.

اگر خبرنگار علاقه‌ای ندارد، پیگیری را متوقف کنید. یک رابطه محترمانه می‌تواند به کمپین‌های بعدی یا به‌روزرسانی‌های آینده کمک کند.