چگونه برای دادخواست خود یک بیانیه مطبوعاتی بنویسید

ابتدا زاویه خبری را تعیین کنید

خبرنگاران به یک داستان نیاز دارند، نه فقط یک لینک درخواست. قبل از نوشتن، تعیین کنید چرا باید این موضوع اکنون خبر شود. یک طومار می‌تواند برای سازمان‌دهنده خود بسیار مهم باشد قبل از اینکه آماده جلب توجه رسانه‌ها شود: یک تعداد امضاء کم بدون ضرب‌الاجل معمولاً هنوز برای اتاق خبر داستانی نیست.

زاویه‌های خبری قوی برای درخواست شامل موارد زیر است:

• یک تعداد امضایی که نسبت به اندازه جامعه یا گروه تأثیرپذیر به نظر می‌رسد، قابل توجه است
• رأی‌گیری آینده، مهلت، جلسه استماع، نشست شورای شهر یا تاریخ دادگاه
• تحویل درخواست به یک تصمیم‌گیرنده
• درگیری محلی که بر ساکنان، دانشجویان، کارگران، والدین، بیماران یا مشتریان تأثیر می‌گذارد
• یک داستان شخصی که تأثیر انسانی موضوع را نشان می‌دهد
• پاسخ، امتناع یا سکوت از سوی نهادی که درخواست به آن ارائه شده است

اگر نمی‌توانید زاویه خبر را در یک جمله توضیح دهید، قبل از ارسال بیانیه، به اصلاح آن ادامه دهید.

تیتر بنویسید که داستان را بگوید

تیتر باید خبر را در یک خط واضح خلاصه کند. نیازی نیست هوشمندانه باشد. باید مشخص باشد.

تیترهای خوب برای درخواست‌ها اغلب شامل یک عدد، یک مکان، یک تصمیم‌گیرنده و یک تقاضای مشخص هستند.

از تیترهای مبهم مانند "جامعه گرد هم می‌آید" یا "مردم خواستار تغییر هستند" پرهیز کنید؛ مگر اینکه تیتر نیز بگوید چه تغییری رخ خواهد داد.

مهم‌ترین حقایق را ابتدا ذکر کنید

پاراگراف اول، لید است. باید به سؤالات اساسی پاسخ دهد: چه کسی چه کاری انجام می‌دهد، چه می‌خواهند، چرا اهمیت دارد، کجا اتفاق می‌افتد و بعد چه خواهد شد.

چنان بنویسید که گویی خبرنگار ممکن است تنها پاراگراف اول را بخواند. اگر داستان در آنجا روشن نباشد، ممکن است بیانیه نادیده گرفته شود.

ساختار استاندارد را دنبال کنید

بیانیه مطبوعاتی زمانی آسان‌ترین استفاده را دارد که از یک قالب آشنا پیروی کند. این ساختاری است که برای اتاق‌های خبر انگلیسی‌زبان بیشتر آشنا است؛ کنوانسیون‌های مطبوعاتی بر اساس کشور متفاوت است، بنابراین اگر چیزی در زیر آمده است که رسم محلی شما نیست، آن را تطبیق دهید یا کنار بگذارید. محتوای اصلی، نقل قول و جزئیات تماس از برچسب‌های دقیق مهمتر هستند.

• برچسب انتشار: در برخی کشورها، عبارتی مانند «برای انتشار فوری» در بالای صفحه مرسوم است؛ در بسیاری دیگر اصلاً استفاده نمی‌شود.
• تیتر: یک خط که خبر را در بر می‌گیرد.
• شهر و تاریخ: در بالای بیانیه نوشته می‌شود، جایی که این رسم محلی است.
• لید پاراگراف: داستان اصلی در دو یا سه جمله.
• بدنه: دو یا سه پاراگراف کوتاه با زمینه، شواهد و پس‌زمینه. بدنه را در شخص سوم بنویسید ("ساکنان درخواست می‌کنند" نه "ما درخواست می‌کنیم")، تا یک روزنامه‌نگار بتواند جملات را مستقیماً استفاده کند؛ صدای شما در نقل قول جای دارد.
• نقل قول: یک اظهار نظر انسانی از خالق درخواست یا فردی که تحت تأثیر قرار گرفته است.
• جزئیات درخواست: لینک درخواست، تعداد امضاها، مهلت و تصمیم‌گیرنده.
• درباره: دو یا سه جمله که توضیح می‌دهند چه کسی طومار را اجرا می‌کند و چرا. می‌توانید این پاراگراف را بدون تغییر در هر بیانیه‌ای که ارسال می‌کنید استفاده مجدد کنید.
• جزئیات تماس: نام، آدرس ایمیل، شماره تلفن یا کانال دیگری که سریعاً پاسخ می‌دهید، و امکان‌پذیری برای مصاحبه.

بیانیه را حداکثر به یک صفحه نگه دارید، معمولاً حدود ۳۰۰ تا ۴۵۰ کلمه. یک بیانیه کوتاه‌تر با اخبار واقعی، بهتر از طولانی‌تری است که با تکرار پر شده است.

یک اصطلاحی که ممکن است ببینید: «ممنوعیت» به معنای درخواست از روزنامه‌نگاران برای عدم انتشار قبل از زمان توافق‌شده است. ممنوعیت فقط در صورتی کار می‌کند که روزنامه‌نگار از قبل با آن موافقت کرده باشد — نوشتن این کلمه در بالای ایمیل توافقی را ایجاد نمی‌کند — و برای یک کارزار طومار تقریباً هرگز نیاز نیست. در صورت تردید، به سادگی بیانیه را زمانی ارسال کنید که آماده باشید که خبر عمومی شود.

نقل قولی را درج کنید که خبرنگاران بتوانند استفاده کنند

خبرنگاران از نقل قول‌ها برای افزودن صدای انسانی به داستان استفاده می‌کنند. یک نقل قول خوب نباید حقایقی را که قبلاً در بیانیه گفته شده است، تکرار کند. باید توضیح دهد که چرا موضوع برای مردم واقعی اهمیت دارد.

یک نقل قول ضعیف می‌گوید: "ما بسیار نگران این مسئله هستیم."

یک نقل قول قوی‌تر می‌گوید: «این کتابخانه جایی است که بچه‌های من تکالیفشان را انجام می‌دهند در حالی که من شیفت شبم را تمام می‌کنم. اگر بسته شود، خانواده‌هایی مانند مال من بیشتر از کتاب‌ها از دست می‌دهند. ما یکی از معدود فضاهای عمومی امن باقی‌مانده در محله را از دست می‌دهیم.»

قبل از این‌که نام یا نقل قول از کسی غیر از خودتان ببرید، اجازه واضحی برای شناسایی عمومی آن‌ها بگیرید — و برای یک کودک، از والدین یا قیم او نیز اجازه بگیرید.

از زبان طبیعی استفاده کنید. نقل قول را طوری نکنید که مانند یک شعار یا بیانیه رسمی توسط یک کمیته نوشته شده باشد.

اعداد و شواهد مفید اضافه کنید

اعداد به خبرنگاران کمک می‌کنند تا اندازه و فوریت یک داستان را قضاوت کنند. تعداد امضاهای کنونی، سرعت جمع‌آوری امضاها، تعداد افرادی که تحت تأثیر قرار گرفته‌اند، و زمانی که تصمیم گرفته خواهد شد را شامل شود.

با دقت از شواهد استفاده کنید. اگر به سند عمومی، تصمیم رسمی، گزارش، دستورکار جلسه یا رقم بودجه‌ای اشاره کردید، آن را برای خبرنگار آسان کنید تا تأیید کند. حقایق و تفسیرهای خود را به ‌وضوح از هم جدا کنید، و اگر تصمیم‌گیرنده هنوز پاسخی نداده است، به طور بی‌طرفانه بگویید و نه با حدس و گمان در مورد انگیزه‌های آن‌ها.

اغراق نکنید. یک بیانیه مطبوعاتی که حقایق را زیاده‌روی کند، می‌تواند به اعتبار کل کمپین لطمه بزند.

خبرنگاران مناسب را بیابید و با آنها تماس بگیرید

یک بیانیه مطبوعاتی خوب که به صندوق ورودی اشتباه ارسال شود، اغلب هدر می‌رود. قبل از شروع به ارسال ایمیل‌ها یک لیست کوچک از روزنامه‌نگاران نام‌برده بسازید؛ برای چگونگی پیدا کردن افراد مناسب، ببینید چگونه پوشش رسانه‌ای برای طومار خود به دست آورید.

• نوشتن یک ایمیل شخصی: اگر می‌توانید یک تماس بهتر پیدا کنید، بیانیه را فقط به یک آدرس اتاق خبر عمومی ارسال نکنید. یک یادداشت کوتاه به یک روزنامه‌نگار خاص بنویسید که توضیح می‌دهد چرا این داستان با پوشش خبری آن‌ها متناسب است، و بیانیه را در بخش بدن ایمیل در زیر آن چسباندید. بیانیه را فقط به‌صورت یک فایل پیوست ارسال نکنید: پیوست‌ها اغلب باز نشده باقی می‌مانند. خط موضوع شما می‌تواند معمولاً تیتر بیانیه مطبوعاتی باشد.
• ارائه یک عکس: یک داستان با عکسی که قابل استفاده باشد بیشتر احتمال دارد منتشر شود. یک عکس واضح از مکان یا افرادی که درگیر هستند ارائه دهید — عکسی که حق استفاده از آن را دارید، با اجازه از هر کس که قابل شناسایی است — و در ایمیل خود ذکر کنید که در دسترس است.
• امضاکنندگان خود را محافظت کنید: هرگز لیست امضاکنندگان یا داده‌های شخصی هیچ امضاکننده‌ای را با یک روزنامه‌نگار به اشتراک نگذارید. فقط پس از این‌که کسی با مصاحبه موافقت کرد، او را به عنوان مصاحبه‌شونده معرفی کنید.
• زمان‌بندی خوب: در بسیاری از کشورها، وسط هفته کار در صبح خوب عمل می‌کند، اما برنامه‌های اتاق خبر بر اساس کشور و رسانه متفاوت است — این را به عنوان نقطه شروع در نظر بگیرید و ضرب‌الاجل‌های هر رسانه را بررسی کنید.

انتظارات خود را با واقعیت تنظیم کنید: هر روزنامه‌نگاری که بیانیه را برای او ارسال کنید از آن استفاده نخواهد کرد، و اکثر آنها پاسخ نخواهند داد. این طبیعی است و به معنای ضعیف بودن داستان نیست.

زمان‌بندی مناسب را انتخاب کنید

بیانیه را زمانی ارسال کنید که دلیل پوشش خبر قوی‌ترین است. لحظات خوب شامل رسیدن به یک مرحله معنی‌دار در تعداد امضاها، روز قبل از یک نشست عمومی، صبح تحویل درخواست، یا بلافاصله پس از پاسخ دادن یک تصمیم‌گیرنده است.

از ارسال در اواخر روز جمعه پرهیز کنید، مگر اینکه داستان فوریت داشته باشد یا به یک رویداد آخر هفته مرتبط باشد.

اگر درخواست به یک رویداد متصل است، بیانیه را خیلی زود ارسال کنید تا خبرنگاران بتوانند پوشش آن را برنامه‌ریزی کنند. برای تحویل درخواستی، دو یا سه روز اخطار اغلب بهتر از ارسال آن پس از انجام تحویل است.

یک بار پیگیری کنید

اگر پاسخی دریافت نکردید، پس از دو روز کاری یک پیگیری کوتاه ارسال کنید. اگر اطلاعات جدیدی دارید مانند یک تعداد امضاکنندگان بیشتر، فردی که با مصاحبه موافقت کرده است، یا پاسخ تصمیم‌گیرنده، آن را اضافه کنید.

به تماس با روزنامه‌نگاری که علاقه‌ای ندارد ادامه ندهید. یک رابطه محترمانه می‌تواند به کمپین‌های بعدی یا به‌روزرسانی‌های آینده کمک کند.

اشتباهات رایجی که باید از آن‌ها اجتناب کرد

• ارسال بیانیه قبل از این که دلیل واقعی برای تبدیل خبر به اخبار در حال حاضر وجود داشته باشد.
• نوشتن یک عنوان که نمی‌گوید چه اتفاقی افتاده یا چه چیزی درخواست می‌شود.
• نوشتن بدنه به صورت اول شخص، بنابراین روزنامه‌نگار نمی‌تواند هیچ جمله‌ای را همانطور که هست استفاده کند.
• شامل نقل قولی که فقط حقایق ذکر شده در جای دیگری از بیانیه را تکرار می‌کند.
• نام بردن یا نقل قول از فردی بدون اجازه آن‌ها.
• ارسال بیانیه فقط به‌صورت یک فایل پیوست به جای چسباندن آن در ایمیل.